TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS CONTÁBEIS

COMPETÊNCIA FEDERAL

I – TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO

DOCUMENTO TEMPO DE GUARDA INÍCIO DA CONTAGEM ARQUIVO

Acordo de compensação de horas

5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho Temporário

Acordo de prorrogação de horas

5 anos Retroativo à data de extinção do contrato de trabalho Temporário

Atestado de Saúde Ocupacional

Tempo de Validade Temporário

Adiantamento salarial

5 anos

Aviso prévio – comunicado

2 anos

Autorização de descontos não previstos em lei

5 anos

CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados

36 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário

Carta com Pedidos de Demissão

5 anos Retroativo à data de extinção do contrato de trabalho Temporário

CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho

10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário

Comprovantes do exercício da atividade remunerado dos segurados e contribuintes individuais.

Indeterminado

Comprovantes de pagamento (cópias) ou a declaração apresentada pelo contribuinte individual para fins de apresentação ao INSS

10 anos

CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livros de atas

Indeterminado Permanente

CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livros de atas

5 anos Próximo processo eleitoral Temporário

COFINS – Contribuição Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF)

5 anos Data do recolhimento Temporário

Comprovante de entrega GPS (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional

10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário

Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS

10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Temporário

Controles de ponto

5 anos

Contrato de trabalho

Indeterminado Permanente

Documentos referentes a levantamento de débito pela fiscalização da Previdência Social de NFLD

10 anos

DARF´s – PIS (Programa de Integração Social)

 

10 anos Data do recolhimento Temporário

Depósitos do FGTS

30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Permanente

Documentos relativos a retenção dos 11% do INSS

10 anos

Comunicação do Aviso Prévio

5 anos Retroativo à data de extinção do contrato de trabalho Temporário

Comprovante de pagamento ou declaração do segurado

10 anos

COMPETÊNCIA FEDERAL

I – TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO

DOCUMENTO TEMPO DE GUARDA INÍCIO DA CONTAGEM ARQUIVO

Documento das entidades isentas de contribuições previdenciárias (Livro Razão, balanço ptrimonial e demonstrativo de resultado do exercício etc.)

Livro Diário

10 anosIndeterminado Primeiro dia do exercício seguinte TemporárioPermanente

Ficha de Acidente de Trabalho e Formulário Resumo Estatístico Anual

3 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário

FINSOCIAL – Fundo de Investimento Social

10 anos Data do recolhimento Temporário

Folha de pagamento

10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário

GFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social

30 anos Retroativo à data de extinção do contrato de trabalho Temporário

GPS (Guia da previdência Social) – original

10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário

GRCS – Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical

5 anos Permanente

GRE – Guia de Recolhimento do FGTS

30 anos Próximo processo eleitoral Temporário

GRFP – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social

30 anos Data do recolhimento Temporário

Histórico clínico

20 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário

Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho – LTCAT

20 anos

COMPETÊNCIA FEDERAL

I – TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO

DOCUMENTO TEMPO DE GUARDA INÍCIO DA CONTAGEM ARQUIVO

Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias – Livro Diário – Livro Razão

Indeterminado/10 anos 1º dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Permanente

Livro “Registro de Segurança”

Exist. do equipamento Temporário

Livro de Inspeção do Trabalho

Permanente Permanente

Livros ou fichas de Registro de Empregado

Indeterminado Permanente

Livros, cartão ou fichas de ponto

5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho Temporário

Mapa de avaliação dos acidentes do Trabalho (SESMT)

5 anos Data do comprovante de entrega Temporário

PIS-Programa Integração Social – PASEP – Progr.Formação Patrim. Serv. Público

10 anos Data de recolhimento Temporário

PPP- Perfil Profissiográfico Previdenciário

20 anos Primeiro dia do exercício seguinte Permanente

Pedido de demissão

2 anos

Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO

20 anos

RAIS – Relação Anual de Informações Sociais

5 anos Data de entrega Temporário

RE – Relação de Empregado do FGTS

30 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário

Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação

Indeterminado Permanente

Recibo de entrega do vale-transporte

5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho Temporário

Recibos de pagamento de férias 

10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário

Recibo de pagamento de salário

10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário

Recibos de pagamento do 13º salário

10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário

Recibos e abonos pecuniários

5 anos

Relação dos depósitos bancários de salários

5 anos

Resumo Estatístico Anual

3 anos

Recolhimentos previdenciários do contribuinte individual

Indeterminado Permanente

Registro PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais)

 

20 anos Planejamento anual seguinte Permanente

Salário-educação – documentos relacionados ao benefício

10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário

Salário-familía – documentos relacionados ao benefício

10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário

SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdencia Social

30 anos 1º dia do exercício seguinte ou data de anulação da cinstituiçãp do crédito anteriormente efetuado Permanente

Seguro Desemprego – Comunicado de Dispensa

5 anos Data da extinção do contrato de trabalho Temporário

Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho

2 anos Data da extinção do contrato de trabalho Temporário

COMPETÊNCIA FEDERAL

II – COMERCIAL FISCAL

DOCUMENTO TEMPO DE GUARDA INÍCIO DA CONTAGEM ARQUIVO
Arquivo em meio magnético (sistema de processamento de dados para registrar negócios e atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar documentos)
5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário
Auditores independentes (documentos, relatórios, pareceres etc)
5 anos Data da emissão de seu parecer Temporário
Compensação mercantil
20 anos Permanente
Comprovante de Rendimentos Pagos e de Retenção na Fonte
5 anos
Comprovantes da Escrituração (Notas Fiscais e recibos)
5 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Temporário
Comprovante de Intervenção no Domínio Econômico – CIDE
5 anos
Comprov. deduções I. Renda (desp. e receitas de projetos culturais, obras audivisuais. etc.)
5 anos Idem Temporário
Contrato de Seguros – informação de valores
20 anos Término da vigência Permanente
Contratos de seguros de bens – documentos originais
5 anos Término vig. ou prazo prescricional, o que for maior Temporário
Contratos de seguros pessoas – documentos originais
20 anos Término da vigência Permanente
Contratos Previdenciários Privados
20 anos Término da vigência Permanente
Declaração de Ajuste Anual – IR Pessoa Física e comprovantes de deduções e outros valores
5 anos
DECORE – Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos
5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário
Declaração de Compensação de Tributos (PER/DCOMP) 5 anos
DIPJ – Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscal – Pessoa Jurídica
5 anos Primeiro dia do exerciício seguinte Temporário
DIRF – Declaração de imposto de Renda Retido na Fonte
5 anos Data da entraga à SRF Temporário
Declaração de informações das Indústrias de Cosméticos, Perfumaria e Higiene Pessoal – DITI-TIPI 33
5 anos
Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias – DIMOB
5 anos
Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais – DCTF
5 anos
Declaração do Imposto sobre Propriedade Territorial Rural – ITR
5 anos
Declaração Especial de Informações – DIF – DIF – Bebidas – DIF – Cigarros – DIF Papel Imune
5 anos
Declaração Simplificada das Pessoas Jurídicas das Empresas Optantes pelo Simples e Inativas
5 anos
Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais – DACON
5 anos
Demonstrativo de Notas Fiscais – DNF
5 anos
Demonstrativo do Crédito Presumido – DCP
5 anos
Imposto de Renda – Pessoa Jurídica – livros e documentos em geral: – Pessoa física considerada empresária – Pessoa jurídica – lucro presumido – Pessoa Jurídica – lucro real – Pessoa jurídica – lucro arbitrado – Imposto de Renda na Fonte (pessoa jurídica e física) – Imunes e Isentas – Microempresas e Empresas de Pequeno Porte – Deduções do Imposto sobre a Renda
5 anos
Extinção das debêntures
5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário
Imposto de Renda – documentos relativos à declaração (geral)
5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário
Imposto sobre Produtos Industrializados (pessoa jurídica) – comprovantes de escrituração
5 anos Ocorrência fato gerador 1º dia exerc. seguinte ou data anulação.constituição crédito anteriormente efetuado Temporário
Imposto sobre a Exportação, para o Exterior, de Produtos Nacionais ou Nacionalizados – IE – comprovantes
5 anos
Imposto sobre a importação de produtos Estrangeiros – II – comprovantes
5 anos
Imposto sobre Operações de Crédito, câmbio e Seguro ou sobre Operações relativas a Títulos ou Valores Mobiliários – IOF – comprovantes e informações
5 anos

Livros obrigatórios de escrituração fiscal e comercial

Livro Diário

Livro Razão

5 anosIndeterminado10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado TemporárioPermanenteTemporário

Livros e documentos pertinentes a ações judiciais ou administrativas

Indeterminado

Sociedades Anônimas S/A – Títulos ou contratos de investimento coletivo

8 anos
Novação mercantil
20 anos
Pagamentos mercantis
20 anos
SA – Títulos ou contratos de investimentos coletivos
8 anos Primeiro dia do exercício seguinte
Títulos de capitalização – documentos originais
20 anos Término da vigência ou resgate, o que for maior
Títulos de capitalização – informações de valores
20 anos Términno da vigência

COMPETÊNCIA ESTADUAL

III – FISCAL

DOCUMENTO TEMPO DE GUARDA INÍCIO DA CONTAGEM ARQUIVO

Bilhete de Passagem Arquivário

Bilhete de Passagem e Nota Bagagem

Bilhete de Passagem Ferroviário

Bilhete de Passagem Rodoviário

Conhecimento de Transporte Aquático de Gargas

Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas

Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas

Cupon Fiscal emitido por ECF

Despacho de Transporte

Manifesto de Carga

Nota Fiscal de Serviços de Comunicação

Nota Fiscal de Serviços de Teleomunicação

Nota Fiscal de Serviços de Transporte

Nota Fiscal de Venda a Consumidor

Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A

Nota Fiscal/Conta de energia elétrica

Ordem de Coleta de Cargas

Resumo de Movimento Diário

5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário

Carnê de recolhimento – ME e EPP anterior regime de estimativa

5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário

Documentos fiscais e formulários não emitidos – Desenquad. ME/ EPP

5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário

COMPETÊNCIA ESTADUAL

III – FISCAL

DOCUMENTO TEMPO DE GUARDA INÍCIO DA CONTAGEM ARQUIVO

Livro de Registro de Entradas

Livro de Registro de Saídas

Livro de Registros de Controle da Produção e do Estoque

Livro de Registros de Selo Especial de Controle

Livro de Registros de Impressão de Documentos Fiscais

Livro de Registros de Utilizações de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrencias

Livro de Registros de Inventário

Livro de Registros de Apuração do IPI

Livro de Registros de Apuração do ICMS

Livro de Movimento de Combustíveis

5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário

COMPETÊNCIA MUNICIPAL

IV – FISCAL

DOCUMENTO TEMPO DE GUARDA INÍCIO DA CONTAGEM ARQUIVO

Documentos em geral

Nota Fiscal de Serviço

Nota Fiscal – Fatura de Serviço

5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário

Livro de Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados

Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas de Serviços Prestados a Terceiros

Livro de Registro de Movimento Diário de ingressos em Diversões Públicas

Livro de Registro de Recebimento de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências

Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais

5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário

Esses prazos serão válidos enquanto não prescritas eventuais ações que lhe sejam pertinentes.

Observações:

Livros Fiscais – Prazo de Conservação

 

As empresas num modo geral – indústria, comércio e prestadoras de serviços – devem conservar seus livros fiscais durante 5 (anos), contados a partir do fato gerador, tanto para o ICMS, IPI, ISS, etc. – p.ex.: nota fiscal emitida em 01.02.97, o crédito do imposto (ICMS/IPI) terá a sua prescrição em 01.01.2002. Ocorre que, por uma interpretação equivocada da lei, as empresas podem estar destruindo documentações sem observar as regras de outros tributos.

Por exemplo, o imposto sobre a renda (IR) prevê tratamento especial para conservação de documentos relacionados à toda atividade praticada, incluindo neste caso a própria documentação do ICMS e do IPI. O CTN/66, em seu art. 173, inciso I, ao prever que a Fazenda Pública tem o direito de constituir o crédito tributário, ou seja, exigir o tributo administrativamente, até 5 anos do primeiro dia do exercício àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado, acaba criando uma forma diferente de contar o período necessário para a guarda dos documentos. O fato gerador do imposto de renda pessoa jurídica ocorre com a entrega da declaração – DIPJ – no exercício seguinte aos fatos registrados (ano-base). Sendo assim, teríamos uma contagem totalmente alargada para fins de conservação de documentos utilizados para registro dos fatos administrativos e contábeis. Vejamos:

Ano do registro dos fatos administrativos e contábeis

1996

Ano da entrega da declaração do imposto de renda

1997

Início da prescrição (CTN/66, art. 173, inciso I)

1998

(+) 5 anos para ocorrência da prescrição (1998 + 5)

2003

Prazo necessário para guarda dos documentos (1996 – 2003)

7 anos

Prazo para guarda dos documentos relativos aos impostos ICMS/IPI

5 anos

Esse entendimento foi ratificado pela Lei n.° 9.430/96, art. 37. Ressalta-se que, o extinto livro de “compras”, exigido pelo imposto de renda, foi substituído pelo livro “registro de entradas modelos 1 e 1-A” , utilizados para os impostos ICMS e IPI. Sendo assim, os livros, que a princípio, estariam condicionados ao prazo de 5 anos (RICMS/00, arts. 202 e 230) para prescrição, passam a ter como prazo prescricional o prazo de 7 anos conforme o quadro acima.

O QUE FAZER QUANDO A EMPRESA PERDE UM DOCUMENTO?

 

Nestes casos não adianta ficar desesperado. A melhor atitude a tomar é fazer um anúncio com a declaração de extravio em um jornal que tenha uma grande tiragem. Simultaneamente comunicar à Receita Federal, à Junta Comercial, à Prefeitura da cidade ou qualquer órgão que tenha interesse pelo documentos perdido de Delegacia Regional do Trabalho.