Responsabilidade do contador pela guarda de documentos contábeis e fiscais.

Um dos problemas mais freqüentes nos escritórios contábeis é o acúmulo de documentos fiscais dos clientes. São caixas, pastas, envelopes, gavetas, armários, arquivos, enfim um mundo feito de números, papéis e informações.

Na grande maioria das vezes o empresário não possui um local adequado para a guarda dos seus documentos fiscais, optante em delegar esta responsabilidade ao contador.

Essa prática é tão antiga que no passado o contador terceirizado era chamado de “guarda livro” visto que era o responsável pela guarda dos livros contábeis e fiscais gerados pelo registro da contabilidade da empresa.

Atualmente isso não é mais assim. O contador tem inúmeras atribuições e responsabilidades, bem como o empresário, que cada vez mais deve estar atento as suas obrigações, visto que numa eventual fiscalização a multa será da empresa.

Desse modo, o contabilista deve estar ciente que, de acordo com a legislação em vigor, a guarda de documentos é de responsabilidade direta da empresa e indireta do contabilista.

Faz-se crucial o contabilista não trazer para si a responsabilidade da guarda de documentos, seja por liberalidade ou por contrato.

Mas, o que fazer quando por algum motivo a empresa (cliente) encerra de fato as suas atividades, mas continua a ter obrigações fiscais/contábeis, o empresário simplesmente desaparece e o volume de documentos continua a aumentar?

Primeiramente, é importante esclarecer que muitas empresas delegam a escritórios de contabilidade a responsabilidade pelo arquivamento de toda a documentação e, nestes casos, o contabilista é responsável direto pela sua guarda e conservação.

Por isso a importância de incluir uma cláusula a respeito da guarda de documentos no contrato de prestação de serviços, evitando quaisquer discussões a respeito e resguardando o escritório e o profissional contábil.

Não havendo esta responsabilidade pelo contabilista e havendo o abandono de documentos nas dependências do escritório, o contabilista deve notificar o empresário, por meio de cartório de títulos e documentos, solicitando que, no prazo de trinta dias os documentos que se encontram no escritório sejam retirados.

Não havendo retorno desejado ou nos casos em que não houve sucesso na entrega da notificação, o contabilista deve fazer uma publicação em jornal de grande circulação nos mesmos termos da notificação.

Se ainda assim, não houver êxito na retirada dos documentos, o contabilista deve depositá-los em juízo, para se precaver de eventuais responsabilidades.

Infelizmente, ainda não existe um meio mais barato e eficaz de solução para este tipo de problema. Utilizando de tais ferramentas (administrativas e judiciais) o contabilista dispõe de uma segurança muito maior, isentando-se de eventuais prejuízos.

Por Ana Paula Voss Gomes

Advogada inscrita na OAB/SC 25.984

Parceria Jurídica SESCON Blumenau – Franke, Gomes & Valle