Contas a pagar e receber: dicas de organização

Organizar diariamente as contas a pagar e a receber é uma etapa fundamental do planejamento financeiro de qualquer empresa. No entanto, nem sempre é fácil de fazer por diversos motivos, como por exemplo pessoas sem capacitação até sistemas ruins ou mal alimentados.

Uma boa gestão de contas a pagar e a receber ajuda a manter boas relações com fornecedores, clientes e a gerar informações relevantes para tomada de decisões. O resultado da junção das duas contas chama-se Fluxo de Caixa.

Neste texto, você conhecerá algumas dicas de como fazer. 

O que são contas a pagar e receber?

‍Basicamente, contas a pagar são as obrigações financeiras da  empresa, ou seja, qualquer gasto onde haverá desembolso de dinheiro. Podem ser desde gastos com fornecedores, salários, impostos a juros de empréstimos e assim por diante. 

Contas a receber são tudo aquilo que está previsto para entrar no caixa, como o recebimento de clientes ou juros de investimentos.

Para ter uma empresa financeiramente organizada, é preciso ter controle sobre essas informações. Caso contrário, o gestor não saberá qual é a real situação da empresa. Ele não saberá quanto está previsto para entrar e sair do caixa, o que pode levar a decisões equivocadas.

Entre as principais formas de organizar as contas a pagar e receber, estão usar um bom sistema de gestão financeira, ter pessoa(s) capacitada(s) gerindo. 

Se algum dos sócios é responsável por isso mas não tem capacitação, contrate alguém que tenha, ficando o sócio apenas como auditor, suporte e responsável pela tomada de certas decisões.

O que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é o registro de todas as movimentações de entrada e de saída de dinheiro da empresa. Através dele é possível obter um relatório sintético com uma visão por tipo de contas, inclusive Previsto x Realizado e por períodos, facilitando muito a tomada de decisões.

Os benefícios do fluxo de caixa são:

1. Saber com antecedência quanto a empresa tem em caixa, para prever problemas antes mesmo deles acontecerem.
2. Negociar melhores condições com fornecedores, quando necessário.
3. Planejar compromissos financeiros futuros.
4. Obter crédito com antecedência.
5. Identificar pontos de alta e de baixa lucratividade dentro da empresa.
6. Descobrir quais são os seus principais gastos.

Agora, vamos ver algumas dicas de como colocar em prática:

Dicas para organizar contas a pagar

• Fazer compras com consciência, depois de pesquisa e análise de preços do mercado.
• Verifique se, de acordo com o fluxo de caixa, se você de fato tem os recursos necessários para a compra.
• Quando fizer o pedido, inclua na lista de contas a pagar. Não deixe para depois para não ter riscos de esquecer. 
• Verifique se precisa pagar algum imposto relacionado à compra. Caso sim, acrescente esse compromisso às contas a pagar.
• Não misture gastos pessoais com as contas da empresa. Isto contribui para desorganização.
• Acompanhe o fluxo de caixa sempre com antecedência. 
• Evite fazer compras com crédito pré-aprovado. Use apenas o dinheiro que de fato está à disposição.

 Dicas para organizar contas a receber

• Analise seu fluxo de caixa antes de definir condições de vendas a prazo.
• Analise os diferentes meios de cobrança do mercado. Os preços podem variar.
• Considere sempre a possibilidade de inadimplência e prepare um plano de risco para lidar com ela. 
• Caso a inadimplência seja frequente, desenvolva estratégias para diminuí-la nos próximos meses. 
• Procure sempre ter métodos de cobrança ágeis.

Esperamos que as dicas tenham ajudado!

A organização de contas a pagar e receber, fluxo de caixa, e planejamento financeiro como um todo não devem ser encaradas como obrigações, e sim como mecanismos para o seu negócio crescer de forma sustentável.