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Dicas de Como Armazenar Nota Fiscal Eletrônica

Por 18 de abril de 2012Contábil/Fiscal

A grande maioria das empresas de processo produtivo já estão emitindo a Nota Fiscal eletrônica

Nos municípios, a prestação de serviços também vem sendo acobertada pela emissão da NFS-e e este ano inicia a obrigatoriedade das transportadoras na emissão do CT-e.

A emissão de Documentos Fiscais eletrônicos é algo que já está no dia-a-dia das empresas, mas muitas ainda não procedem com o correto recebimento dos arquivos enviados por fornecedores, prestadores de serviços e transportadores. Assim como os arquivos emitidos, os recebidos precisam ser armazenados durante o período de 5 (cinco) anos.

Talvez sua empresa ainda não tenha um processo de recepção, validação e armazenamento de Documentos Fiscais eletrônicos, mas saiba que esse é um processo exigido pelo Fisco e passível de multas. Seguem algumas dicas de como proceder para evitar transtornos e prejuízos financeiros:

1. Crie uma conta de e-mail exclusiva para receber somente os Documentos Fiscais eletrônicos (NF-e, NFS-e e CT-e);

2. Atualize seu cadastro junto aos seus fornecedores, prestadores de serviços e transportadores e divulgue seu endereço de e-mail;

3. Negocie com eles para que encaminhem o arquivo XML sempre que houver uma transação de venda, transporte ou prestação de serviços;

4. Caso não encaminhem os documentos por e-mail, solicite então que disponibilizem os arquivos em algum site, assim você poderá fazer o download dos arquivos;

5. Ao receber um arquivo, verifique se o mesmo está válido. Essa verificação pode ser feita no Portal da NF-e, Portal do CT-e e no Portal da Prefeitura de seu município;

6. Armazene de forma segura todos os arquivos recebidos;

7. Antes de aceitar a entrada de uma mercadoria, utilize o DANFE para conferir se o fornecedor encaminhou o arquivo XML. Só aceite mercadorias em que o fornecedor disponibilizou o arquivo;

8. Lance todos os Documentos Fiscais eletrônicos em seu sistema de gestão, eles possuem informações essenciais para a geração do SPED; e

9. Encaminhe todos os arquivos XML recebidos para sua contabilidade.

Implementar, na íntegra, um processo de gestão de Documentos Fiscais eletrônicos é algo que vai muito além disso, mas esses são cuidados mais básicos que sua empresa precisa ter e podem ser feitos de forma manual.

O cenário ideal é aquele onde você utiliza processos bem definidos e softwares especialistas, podendo assim automatizar todos os tópicos acima descritos e contribuir com a melhoria de muitos outros.

Se sua empresa ainda não conseguiu implantar uma Gestão de e-Docs, comece pelo processo básico. A recepção, validação e armazenamento de todos os documentos fiscais eletrônicos recebidos são obrigações fiscais e empresas que não fizerem poderão sofrer multas que podem chegar a 150% do valor do imposto devido.

Fonte: Maicon Klug, é Diretor de Marketing da G2KA Sistemas, empresa especializada no desenvolvimento de soluções para a gestão de Documentos Eletrônicos (Nota Fiscal eletrônica, Nota Fiscal de Serviços eletrônica e Conhecimento de Transporte eletrônico).