O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial chegou por meio do Decreto nº 8373/2014, com o objetivo de padronizar a maneira como as empresas entregam ao governo informações trabalhistas e previdenciárias a respeito de seus colaboradores.
Já falamos sobre o eSocial aqui no blog da Gêmeos em outubro, e agora as mudanças passam a valer para todas as empresas. Desde 1º de janeiro de 2018, os empregadores e contribuintes com faturamento apurado em 2016 superior a R$ 78 milhões já prestam contas ao governo por meio do novo sistema.
Você também pode encontrar mais informações específicas sobre o eSocial no Portal eSocial. Aqui, vamos aprofundar nas mudanças que você vai encontrar na dinâmica de trabalho.
Admissões e contratações
A partir de agora, todo novo profissional contratado pelas empresas privadas devem ter todos os seus dados cedidos ao sistema do eSocial dois dias antes de sua contratação. Assim, o batimento das informações como PIS, CPF, nome e data de nascimento devem ser registradas diretamente no portal do eSocial. A essa altura, o candidato já deve ter feito o exame médico admissional.
No caso de contratação de autônomos, é preciso solicitar ao contribuinte individual o seguinte:
- Realizar a Qualificação Cadastral sem erros, pois não é possível informar no eSocial;
- CPF;
- PIS/PASEP/NIT;
- Data de nascimento.
Caso o autônomo declarar dependentes, precisa preencher a Declaração de Encargos para Fins de Imposto de Renda. Com os comprovantes de que já contribuiu para outras fontes, será preciso identificar o CNPJ da empresa, o valor recebido e o valor descontado do INSS.
Em casos de prestação de serviços de pintura, hidráulica, carpintaria, alvenaria, manutenção ou reparo de veículos, quando for para contratar um MEI, também deve ser informado no eSocial. Por esses serviços, haverá o pagamento de contribuição patronal previdenciária de 20% da remuneração paga ao contratado.
Basta que o MEI informe no sistema o seu PIS/PASEP ou o NIT para fazer a sua qualificação cadastral.
Quanto aos estagiários, o eSocial exige o cumprimento 11.788/08, que prevê a realização de exame admissional, periódico e demissional. O supervisor do estágio deve contar com a formação superior no curso do estagiário, ou ao menos experiência profissional na área. Cada supervisor pode contar com, no máximo, dez estagiários, e cada contratação deve ser enviada ao setor até o dia 1º do mês seguinte.
Quando for contratar estrangeiros, pedimos que entrem em contato com a contabilidade para levantar todos os dados necessários que devem ser informados ao eSocial.
Desligamentos e afastamentos
As demissões devem ser informadas ao escritório de contabilidade no mesmo dia que ocorrem. Em casos do término do contrato de experiência, é importante informar a contabilidade com três dias de antecedência para que possamos elaborar a rescisão contratual.
O mesmo vale para dispensas. Em todos os casos, é necessário que o empregado passe pelo exame demissional.
Quando houver algum afastamento com duração superior a três dias, seja por motivos de saúde, licença-maternidade ou acidente de trabalho, devem ser informados no eSocial. Quando o colaborador passar mais de 29 dias afastado por motivos ligados à saúde, devem obrigatoriamente passar por um novo exame médico antes de retornar ao trabalho.
Quanto às férias, devem ser avisadas ao funcionário com 30 dias de antecedência e serem pagas em até dois dias antes do gozo. Os pagamentos, o afastamento e o retorno das férias também devem ser informados no eSocial. É importante avisar ao escritório essas informações com antecedência para evitar as multas.
Entre em contato para saber os trâmites em caso de emendar as férias com afastamentos superiores a 30 dias.
Folha de pagamento
As informações para a folha de pagamento devem chegar ao escritório até o dia 1º de cada mês. Avise a contabilidade dentro do prazo e evite pagar pelo retrabalho devido ao recálculo da folha.
Os dados dos trabalhadores devem sempre ser atualizados conforme ocorram essas alterações, tal como endereço, estado civil e grau de instrução.
Todos esses trâmites são necessários para que a contabilidade possa te auxiliar com o sistema do e-Social e principalmente a evitar multas. Por isso, em caso de dúvidas, conte com a Contabilidade Gêmeos para manter a comunicação com as obrigações patronais em dia.
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